Interim Directiesecretaresse | 32 - 36 uur

Voor een landelijke organisatie in Zaandam, met circa 1.800 medewerkers verspreid over meerdere locaties, zoeken wij een stevige en proactieve interim Directiesecretaresse ter ondersteuning van de CEO en CFO. Het betreft een interim opdracht ter overbrugging en continuïteit van de directieondersteuning, naar verwachting tot en met eind 2026.

In deze rol ben jij de stabiele factor binnen een drukke omgeving waar snel schakelen, vooruitdenken en organiseren centraal staan.

Wat ga je doen?

Als interim Directiesecretaresse ondersteun je de CEO en CFO op hoog niveau en zorg je ervoor dat alles organisatorisch en administratief soepel verloopt.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer voor CEO en CFO;
• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen;
• Verzamelen en structureren van vergaderstukken in Teams;
• Bijwonen van MT- en directievergaderingen inclusief beknopte samenvatting (AI toegestaan);
• Signaleren en opvolgen van actiepunten;
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en prioritering;
• Organiseren van interne bijeenkomsten en events;
• Ondersteunen bij interne communicatie en medewerkersattenties;
• Opstellen en redigeren van correspondentie en documenten.

Daarnaast denk je actief mee, houd je overzicht en weet je precies waar de prioriteiten liggen.

Belangrijk om te weten

• Het betreft een interim opdracht tot en met eind 2026;
• Je bent 32 tot 36 uur per week beschikbaar;
• Standplaats is Zaandam;
• Je bent bereid naar kantoor Utrecht te reizen wanneer de directie daar afspraken heeft;
• Eén keer per twee weken start een MT-overleg om 08:00 uur;
• Hybride werken is deels mogelijk in overleg.

Wie ben jij?

Je bent een per direct beschikbare ervaren secretarieel ondersteuner die snel schakelt, overzicht bewaart en energie krijgt van organiseren en coördineren. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en communiceert gemakkelijk met verschillende stakeholders.

Daarnaast breng je mee:

• Minimaal 5 jaar ervaring als Directiesecretaresse, Executive Assistant of Management Assistant op senior niveau;
• Ervaring met complex agendabeheer en directieondersteuning;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden;
• Bestuurlijke sensitiviteit en discretie;
• Stressbestendigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen;
• Ervaring met documentopslag in Teams.

Pré:

• Ervaring binnen grotere organisaties;
• Affiniteit met interne events en communicatie;
• Ervaring met AI-tools voor transcriptie/notuleren.

Op zoek naar een freelance opdracht waarin jouw organisatietalent direct zichtbaar impact heeft? Dan is dit een mooie kans.

Wat bieden zij jou?

Je gaat aan de slag binnen een fijne en informele organisatie in Zaandam waar samenwerking centraal staat en waar jouw inzet direct zichtbaar is. Je krijgt een afwisselende rol met veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.

Wat je daarnaast concreet kunt verwachten:

• een interim opdracht tot en met eind 2026;
• een inzet van 32 - 36 uur per week, 
• een tarief tussen € 65,- en € 82,- euro exclusief reiskosten en BTW;
• een veelzijdige opdracht binnen een professionele organisatie;
• een zelfstandige rol met veel verantwoordelijkheid.

Interesse?

Ben jij een ervaren interim ondersteuner die energie krijgt van organiseren, structureren en ondersteunen binnen een dynamische organisatie? Reageer dan snel, ik vertel je graag meer over deze opdracht!