Freelance Bestuurssecretaresse | 16 - 24uur | Non-profit

Voor een toonaangevende non-profitorganisatie in Leiden zoeken wij een Freelance Bestuurssecretaresse / Managementondersteuner.

We zoeken een zelfstandige, representatieve en organisatiesensitieve professional die gewend is om te werken in een bestuurlijke omgeving Een bestuurssecretaresse die moeiteloos overzicht houdt, goed kan prioriteren en die zorgt dat bestuurders optimaal worden ontzorgd. 

Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van een zieke collega, met een initiële looptijd van minimaal 3 maanden en mogelijkheid tot verlenging.

De opdracht

In deze interimfunctie als freelance secretaresse verzorg je de secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van vijf leden van het bestuur en de directeur. Je werkt zelfstandig en stemt waar nodig af met de bestuurssecretaris en andere collega's binnen het secretariaat.

Je bent een belangrijke spil in de dagelijkse ondersteuning. Je beheert complexe agenda's, coördineert vergaderingen en bijeenkomsten en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en weet je goed in te spelen op wisselende prioriteiten.

Wat ga je doen?

Secretariële en organisatorische ondersteuning

• Monitoren en beheren van algemene en persoonlijke mailboxen;
• Afhandelen van standaardcorrespondentie in het Nederlands en Engels;
• Beheren van complexe en gedeelde agenda's;
• Verwerken van uitnodigingen en bewaken van RSVP's;
• Signaleren van urgente berichten en deze bij de juiste personen onder de aandacht brengen;
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.

Vergader- en bijeenkomstenorganisatie

• Plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen;
• Verzorgen van vergaderverzoeken en bewaken van reacties;
• Reserveren van vergaderruimtes en aanmaken van Teams-links;
• Voorbereiden en verspreiden van agenda's en vergaderstukken;
• Notuleren van vergaderingen en opstellen van besluitenlijsten;
• Bijhouden en bewaken van actie- en besluitenlijsten.

Daarnaast signaleer je knelpunten, bewaak je processen en zorg je ervoor dat de dagelijkse bestuurlijke ondersteuning soepel en professioneel verloopt.

Wie jij bent

Je bent een ervaren freelance management assistent / interim bestuurssecretaresse die gewend is om tijdelijk in te stappen en direct waarde toe te voegen. Je voelt je comfortabel in een bestuurlijke of directieomgeving en weet in korte tijd overzicht, structuur en continuïteit te brengen.

Wat je meebrengt

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding en hbo-werk- en denkniveau;
• Recente ruime ervaring als management assistent of secretaresse, met ervaring in een complexe, bestuurlijke organisatie of not-for-profit;
• De vaardigheid om zelfstandig te opereren en snel verantwoordelijkheid te nemen;
• Op zeer korte termijn beschikbaar voor 16, 20 of 24 uur per week;
• In de periode van 3 maanden geen vakantie gepland.

Als interim professional ben je snel ingewerkt en resultaatgericht. Je pakt zaken zelfstandig op, denkt vooruit en anticipeert op wat het management nodig heeft. Je laat je niet uit het veld slaan door wisselende prioriteiten en weet rust te bewaren, ook wanneer de druk hoog is.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Proactief, oplossingsgericht en hands-on;
• Discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Organisatiesensitief en communicatief sterk op alle niveaus;
• Flexibel inzetbaar en gewend om in te springen waar nodig

Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en combineert nauwkeurigheid met een pragmatische aanpak. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Taaltesten zijn een onderdeel van de procedure. Ervaring met iBabs is een pré. 

Klaar om aan de slag te gaan?

Ben jij deze interim professional? Reageer dan vandaag nog!

Wat krijg je ervoor terug?

• Een interim opdracht met veel variatie en impact op bestuursniveau;
• Extra ervaring binnen een hoog aangeschreven, bestuurlijke omgeving;
• In overleg in te vullen voor 16, 20 of 24 uur per week;
• Aantrekkelijk uurtarief tussen € 77,50 en € 87,50 (afhankelijk van bestuurlijke ervaring);
• OV vergoeding 2e klas;
• Start zsm, voor ca. 3 maanden met mogelijkheid tot verlenging.

Een referentiecheck en een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) zijn onderdeel van de procedure.

Kortom: een interessante opdracht binnen een organisatie met maatschappelijke impact waar jouw ervaring heel goed van pas komt!