Management Assistent | 28 - 32 uur

Een veelzijdige managementfunctie waarin jij zorgt voor overzicht, structuur en grip op de dagelijkse organisatie.

In deze functie ben je veel meer dan alleen de organisatorische rechterhand van de CEO. Je bent degene die vooruitdenkt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Van het bewaken van de agenda en het voorbereiden van belangrijke overleggen tot het opvolgen van actiepunten en het stellen van de juiste prioriteiten. Met jouw proactieve houding en organisatietalent neem je de CEO veel werk uit handen en zorg je ervoor dat hij zich kan focussen op de verdere groei en strategische ontwikkeling van de organisatie.

Je komt terecht bij een groeiende, specialistische organisatie die zich richt op technologische oplossingen voor complexe financiële en administratieve processen. Binnen de organisatie werken ongeveer 60 professionals samen aan uiteenlopende projecten voor zakelijke en publieke opdrachtgevers. De cultuur is informeel, betrokken en ondernemend, met korte communicatielijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.

Door de verdere groei van de organisatie ontstaat er behoefte aan extra ondersteuning op directieniveau. Daarom zoeken zij een ervaren Management Assistent die niet alleen uitvoert, maar ook meedenkt, vooruitkijkt en zelfstandig zaken oppakt.

Wat ga je doen?

Als Management Assistent ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de CEO. Je bewaakt het overzicht, zorgt voor een goede voorbereiding van overleggen en houdt de voortgang van afspraken en actiepunten in de gaten.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda van de CEO en bewaken van afspraken en prioriteiten;
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en MT-overleggen;
• Vastleggen en opvolgen van actiepunten en gemaakte afspraken;
• Beheren van correspondentie en ondersteunen bij het opstellen van e-mails, memo's en documenten;
• Ondersteunen bij projecten, rapportages en managementinformatie;
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, afspraken en evenementen;
• Controleren van offertes en ondersteunen bij administratieve werkzaamheden;
• Structuur aanbrengen in documentbeheer, informatievoorziening en administratieve processen;
• Bewaken van planningen en tijdig signaleren wanneer zaken dreigen vast te lopen;
• Afstemmen met MT-leden en andere betrokkenen om werkzaamheden en prioriteiten op elkaar aan te laten sluiten.

Wat maakt deze rol bijzonder?

Deze functie gaat verder dan traditionele secretariële ondersteuning. Je krijgt een zelfstandige positie dicht bij de directie, waarbij jouw inzicht, initiatief en organisatorische vaardigheden dagelijks van waarde zijn. Je bent nauw betrokken bij wat er binnen de organisatie speelt en hebt invloed op de manier waarop werkzaamheden worden georganiseerd en opgevolgd.

Daarnaast krijg je veel vertrouwen en verantwoordelijkheid. Er wordt niet van je verwacht dat je uitsluitend opdrachten uitvoert. Juist jouw vermogen om vooruit te denken, verbeteringen te signaleren en zelfstandig beslissingen te nemen binnen jouw rol maakt het verschil.

Interesse

Voor deze functie zoeken we een ervaren Management Assistent die stevig in de schoenen staat, gemakkelijk schakelt met verschillende gesprekspartners en plezier haalt uit het ontzorgen van directie en management.

Wie jij bent

Je bent een organisatorisch sterke professional die van nature overzicht houdt. Ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd spelen, weet je prioriteiten te stellen en de rust te bewaren. Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en wacht niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren.

Je bent toegankelijk en communicatief vaardig. Je schakelt gemakkelijk met verschillende persoonlijkheden en weet op een prettige, maar duidelijke manier mensen aan afspraken en actiepunten te houden. Daarbij begrijp je dat je in deze functie regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt en ga je hier zorgvuldig mee om.

Wat je meebrengt

• Een afgeronde hbo-opleiding;
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring als Management Assistent of Directie Assistent;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren;
• Goede beheersing van plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Zelfstandigheid en een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Analytisch vermogen en cijfermatig inzicht;
• Een proactieve werkhouding en het vermogen om vooruit te denken.

Hoe jij werkt

Je bent iemand die graag de touwtjes in handen heeft en energie krijgt van een goed georganiseerde werkomgeving. Je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en onderneemt actie voordat zaken blijven liggen. Je durft prioriteiten te bewaken en bent niet bang om anderen aan gemaakte afspraken te herinneren.

Tegelijkertijd ben je sociaal en mensgericht. Je begrijpt het belang van goede samenwerking en weet op verschillende niveaus professioneel te communiceren. Je werkt nauwkeurig, hebt oog voor detail en combineert dit met voldoende flexibiliteit om snel te schakelen wanneer de planning verandert.

Dan wil ik jou leren kennen!

Jouw ervaring als Management Assistent vormt een goede basis, maar vooral jouw persoonlijkheid, zelfstandigheid en vermogen om eigenaarschap te tonen maken je geschikt voor deze functie.

Wat je kunt verwachten

Je komt rechtstreeks in dienst bij een betrokken en groeiende organisatie in Utrecht waar korte lijnen, open communicatie en samenwerking belangrijk zijn. Je krijgt een centrale positie binnen de organisatie en werkt direct samen met de CEO en het managementteam.

Er is veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Jouw ideeën worden gewaardeerd en je krijgt het vertrouwen om zelfstandig invulling te geven aan je werkzaamheden. Daarnaast wordt er geïnvesteerd in de ontwikkeling van medewerkers en is er aandacht voor een prettige werksfeer, zowel tijdens als buiten het werk.

Ook kun je rekenen op:

• Een functie voor 28 tot 32 uur per week;
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.800,- en € 4.800,- op basis van 40 uur, exclusief vakantiegeld;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om hybride te werken;
• Een laptop en telefoon van de zaak;
• Een pensioenregeling;
• 26 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• Een persoonlijk opleidingsbudget en ruimte voor ontwikkeling;
• Regelmatig gezamenlijke activiteiten, evenementen en uitjes;
• Sportmogelijkheden op kosten van de werkgever.

Een zelfstandige rol met directe impact op het management

In deze functie combineer je organisatorische verantwoordelijkheid met een nauwe samenwerking met de directie. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, mee te denken en daadwerkelijk verschil te maken in de dagelijkse organisatie.

Ben jij de ervaren Management Assistent die vooruitdenkt, overzicht bewaart en graag een centrale rol vervult binnen een groeiende organisatie? Dan kom ik graag met je in contact!