Office Manager | Maror | 32 uur

Werk jij graag in een kleine organisatie waar jouw werk direct impact heeft? Ben je nauwkeurig, zelfstandig en zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel loopt?

Voor Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland, in Amsterdam Centrum, zoeken wij een betrokken Office Manager die het bureau organisatorisch en administratief ondersteunt. Een parttime vacature voor 32 uur per week.

In deze veelzijdige, parttime functie werk je nauw samen met de directeur en ondersteun je het bestuur van de stichting. Je bent de spil van het kantoor en zorgt ervoor dat processen, administratie en communicatie goed georganiseerd zijn.

Wat ga je doen?

Als Office Manager heb je een brede rol. Je bent verantwoordelijk voor het secretariaat, ondersteunt het bestuur en zorgt voor een goede administratieve en organisatorische basis van het bureau. De functie bestaat onder andere uit:

Secretariaat en kantoororganisatie

• verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mails
• aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken
• beheren van het (deels digitale) archief
• uitvoeren en bijhouden van het interne AVG-beleid
• aansturing van leveranciers
• organiseren van praktische zaken op kantoor (voorraadbeheer, vergaderingen, archiefvernietiging)
• aanpassen van teksten op de website via het CMS (ervaring niet noodzakelijk)

Ondersteuning bestuur

• opstellen en verspreiden van vergaderstukken
• plannen en voorbereiden van agendapunten
• voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen (ca. 1x per maand in principe op woensdagavond)
• ondersteunen van bestuur en commissies

Financiële administratie

• voorbereiden en klaarzetten van betalingen
• controleren van rekeningafschriften en saldi
• aanleveren van financiële stukken aan administrateur en accountant
• ondersteunen bij het opstellen van begroting en subsidiejaarbudget

Subsidieaanvragen

• registreren en verwerken van subsidieaanvragen
• bijhouden van de database en dossiers
• verzorgen van correspondentie met aanvragende organisaties
• bewaken van deadlines rondom besluitvorming en betalingen

Waarom dit een interessante stap is

Deze rol biedt jou de kans om te werken binnen een betrokken organisatie met een duidelijke maatschappelijke rol.

Enthousiast?

Spreekt deze mooie, afwisselende office functie jou aan bij Maror-gelden en ben je op zoek naar een functie binnen een kleine organisatie waarin je veel zelfstandigheid krijgt en een belangrijke rol speelt in het dagelijks functioneren van het bureau? Wie weet ga ik dan snel met jou in gesprek over deze volgende stap!

Wie jij bent:

Je voelt je prettig in een kleine organisatie waar veel zelfstandig wordt gewerkt en waar rust en concentratie belangrijk zijn. Tegelijkertijd kun je goed omgaan met momenten van hectiek en deadlines. Uiteraard heb je affiniteit met de doelgroep en de missie van de organisatie.

Wat je meebrengt

• mbo+/hbo werk- en denkniveau
• ervaring in een vergelijkbare functie als office manager
• uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels (een taaltest is onderdeel van de procedure)
• sterke schriftelijke vaardigheden
• cijfermatig inzicht
• ervaring met Microsoft Office
• ervaring met een CMS is een pré
• je bent 32 uur per week beschikbaar

Hoe jij werkt

Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, pakt zaken zelfstandig en proactief op, en stemt daarbij vanzelfsprekend af met betrokkenen. Ook in drukke situaties houd je het overzicht. Daarbij ben je klantvriendelijk en geduldig in je contact met anderen en sta je bekend als een integer en betrouwbare professional.

Dan wil ik jou leren kennen!

Herken jij jezelf in een georganiseerde, proactieve werkstijl en werk je graag in een omgeving waar je echt het verschil kunt maken? Dan pas jij perfect in deze rol. Solliciteer vandaag nog en ontdek jouw mogelijkheden als Office Manager bij Maror!

Wat je kunt verwachten

Een fijne, rustige werkomgeving midden in het centrum van Amsterdam! Een betekenisvolle rol in een kleine organisatie en de kans om bij te dragen aan een stichting met een duidelijke maatschappelijke betekenis.

Daarnaast kun je rekenen op:

• direct een jaarcontract bij Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland met de wens om bij wederzijds enthousiasme te continueren
• afhankelijk van kennis en ervaring een bruto salarisrange tussen €3.606 en €4.821 obv 40 uur (€2.885-€3.857 obv 32 uur)
• dienstverband voor 32 uur per week
• werktijden: maandag t/m donderdag van 09.00 – 17.30 uur
• pensioenregeling
• reiskostenvergoeding (o.b.v. 2e klas OV)
• 5 weken vakantie
• Joodse en Christelijke feestdagen vrij

Krijg jij energie van deze functie? Dan maak ik graag kennis met je, neem contact op, we leren je met plezier kennen.

De werving voor deze functie is uitbesteed aan Pienk | Office Professionals. Wil je in aanmerking komen voor deze positie dan kun je via Pienk.nl solliciteren. Ook bij vragen verzoeken wij je om contact op te nemen met Pienk | Office Professionals. Je kunt ons bereiken op 030 - 276 71 87

Werkomgeving

Je werkt op het bureau van de stichting in het centrum van Amsterdam. Het kantoor bestaat uit aparte werkruimtes waar geconcentreerd wordt gewerkt. Thuiswerken is in deze functie niet mogelijk, onder andere vanwege het deels papieren archief en de aard van het werk.
Je werkt nauw samen met de directeur en hebt regelmatig contact met het bestuur, leveranciers en organisaties die subsidie aanvragen.

Over de organisatie

Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland beheert een fonds dat bestemd is voor collectieve doelen binnen de Joodse gemeenschap in Nederland. Vanuit dit fonds worden subsidies verstrekt aan organisaties en initiatieven die bijdragen aan het versterken van de gemeenschap.

Het uitvoeringsbureau van de stichting is klein en bestaat uit twee personen: de directeur en de office manager. Het bestuur bestaat uit zeven leden en vergadert ongeveer tien keer per jaar.

Omdat het werk direct verbonden is met de Joodse gemeenschap in Nederland, vindt de stichting het belangrijk dat medewerkers de missie en doelstelling van de organisatie onderschrijven. Het fonds is eindig; de werkzaamheden van de stichting lopen naar verwachting nog circa zes à acht jaar door.
Werk jij graag zelfstandig in een rustige werkomgeving en zoek je een veelzijdige rol waarin je echt het verschil kunt maken? Dan horen we graag van je.