Office Manager | 32 uur

Voor een gerenommeerde internationale organisatie in de financiële sector zoeken wij een ervaren en representatieve Office Manager die met energie, precisie en zelfstandigheid het kantoor in Amsterdam draaiende houdt. De functie is parttime voor 32 uur per week.

In deze veelzijdige functie ben jij het kloppende hart van het kantoor. Je biedt proactieve ondersteuning aan een team van professionals, zorgt voor een vlekkeloze dagelijkse kantoororganisatie en bent hét aanspreekpunt voor zowel interne collega’s als externe relaties. Je combineert hospitality met organisatiekracht, en beweegt je moeiteloos in een internationale werkomgeving.

Wat ga je doen?

In deze zelfstandige rol ondersteun je op hoog niveau, waarbij je schakelt tussen operationele taken, planning, facilitaire zaken en communicatie. Je hebt een breed takenpakket en werkt nauw samen met collega’s van HR, IT en andere afdelingen in binnen- en buitenland.

Jouw taken zijn onder andere:

• Beheren van complexe agenda’s en plannen van (internationale) vergaderingen en Teams-meetings
• Organiseren van zakenreizen: boeken van vluchten, hotels en vervoer; verwerken van reisdeclaraties
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, lunches en zakelijke bijeenkomsten
• Ontvangen van bezoekers, klanten en kandidaten op een gastvrije en representatieve manier
• Beheren van inkomende communicatie: telefoon, e-mail, postverwerking
• Verantwoordelijk voor kantoorbeheer: voorraadbeheer, contact met leveranciers en het gebouwbeheer
• Coördineren van de onboarding van nieuwe collega’s in samenwerking met internationale HR-teams
• Basis IT-ondersteuning bij werkplekinrichting (denk aan laptops, accounts, toegangssystemen)
• Bijhouden van databases (o.a. contractbeheer in eenvoudige tools; training wordt geboden)
• Ondersteunen van HR-processen, inclusief gebruik van het systeem Workday
• Fungeren als verbindende schakel tussen het lokale team en internationale collega’s

Deze functie vraagt om iemand die zelfstandig, proactief en organisatorisch sterk is. Je werkt in een professionele, internationale setting waar discretie, flexibiliteit en servicegerichtheid vanzelfsprekend zijn. Je bent zichtbaar op kantoor, schakelt moeiteloos met verschillende niveaus en zorgt voor een prettig en efficiënt werkklimaat voor iedereen.

Ben jij klaar om deze sleutelrol te vervullen binnen een toonaangevende internationale organisatie? Dan komen we graag met je in contact!

Wat breng jij mee?

In deze vertrouwensrol is discretie net zo belangrijk als organisatietalent. Je bent iemand die graag de regie pakt, denkt in oplossingen en weet hoe je structuur aanbrengt in een veeleisende werkomgeving. Je ondersteunt de directeur met vanzelfsprekendheid, maar hebt ook aandacht voor het bredere team. Je bent flexibel, doortastend en weet wat het betekent om in een representatieve rol te werken binnen een internationale, veeleisende context.

Je schakelt moeiteloos tussen tactisch meedenken en praktische uitvoering. Plotselinge wijzigingen in agenda’s of prioriteiten brengen jou niet van je stuk, integendeel: jij blijft scherp, houdt overzicht en stelt indien nodig opnieuw de koers bij. Daarbij werk je met gevoel voor verhoudingen en behoud je altijd de professionele uitstraling van het kantoor.

Wat we graag bij je terugzien:

• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol als office manager - secretaresse - management assistent, bij voorkeur binnen de financiële of investeringssector
• Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift – taalvaardigheidstests maken onderdeel uit van de procedure
• Je bent discreet, betrouwbaar en nauwkeurig, met oog voor detail
• Je hebt een proactieve, flexibele werkhouding en weet goed om te gaan met druk of veranderingen
• Je beschikt over een sterk organisatorisch vermogen en denkt altijd een stap vooruit
• Je werkt vlot en vertrouwd met MS Office, en je voelt je snel thuis in nieuwe systemen of tools
• Je bent gewend te werken op hoog niveau en begrijpt wat het vraagt om een directeur professioneel en zelfstandig te ondersteunen
• Je bent parttime 32 uur per week beschikbaar

Praktisch

De organisatie is gevestigd aan een van de prachtige Amsterdamse grachten, er wordt voornamelijk vanuit kantoor gewerkt. Er is geen parkeergelegenheid voor auto's, maar de locatie is uitstekend bereikbaar met openbaar vervoer of per fiets.

Herken jij jezelf in dit profiel en voel jij je thuis in een internationale, professionele setting met hoge standaarden? Dan kijken we ernaar uit om met je in gesprek te gaan.

Wat krijg je ervoor terug?

In deze rol als parttime Office Manager maak je deel uit van een professionele en internationale werkomgeving waarin jouw inbreng écht telt. Je werkt zelfstandig, hebt volop ruimte voor initiatief en ideeën, en draagt zichtbaar bij aan de dagelijkse kwaliteit en uitstraling van het kantoor. Collegialiteit, vertrouwen en een open werkcultuur vormen de basis voor jouw succes.

Wat je kunt verwachten:

• Een aantrekkelijk bruto maandsalaris van € 5.250 tot € 5.625 (o.b.v. 40 uur: dit salaris incl. vakantiegeld, vakantiedagen, reiskosten), passend bij je ervaring en verantwoordelijkheidsniveau
• Een werkweek van 32 uur verdeeld over vier dagen, waarbij je op vrijdag vrij bent – ideaal voor een gezonde werk-privébalans
• Een aanvullende financiële compensatie van 8 tot 10%, bestemd voor je eigen pensioenvoorziening – je behoudt daarmee maximale vrijheid én waarde
• Volledige integratie van extra arbeidsvoorwaarden in het basissalaris, passend bij de internationale standaard van de organisatie
• Een zelfstandige, zichtbare functie in een prettige en stabiele werkomgeving, waar kwaliteit en professionaliteit centraal staan

Wil jij werken in een omgeving waar vertrouwen, zelfstandigheid en internationale samenwerking samenkomen? Dan is dit jouw kans om als Office Manager écht impact te maken. Reageer vandaag nog!

Deze internationale investeringsmaatschappij heeft een sterke reputatie binnen de financiële wereld. Sinds de oprichting in 2005 is de organisatie uitgegroeid tot een toonaangevende speler in complexe overnames, herstructureringen en strategisch advies. Met ruim 400 professionals verspreid over 10 kantoren in Europa en Noord-Amerika, combineren zij diepgaande marktkennis met een scherp oog voor resultaat.

De werkomgeving is hoogwaardig en professioneel, met collega’s die doelgericht, analytisch en sterk samenwerkingsgericht zijn. Binnen het Amsterdamse kantoor – prachtig gelegen aan de gracht – heerst een persoonlijke en collegiale sfeer, waar professionaliteit hand in hand gaat met respect, vertrouwen en een prettige manier van samenwerken.

Je werkt hier in een omgeving waarin internationaal schakelen de standaard is, en waar je omringd bent door professionals die hoge kwaliteit nastreven in alles wat ze doen. Tegelijkertijd is er ruimte voor eigen initiatief, betrokkenheid en onderlinge verbinding. Een werkplek waar je het beste uit jezelf kunt halen – én van betekenis bent.