Interim Team Lead Assistants (Executive level) | 36 - 40 uur

Jij bent iemand die overzicht creëert op executive niveau én een team sterker maakt. In deze interim rol combineer je leiderschap, inhoudelijke scherpte en gevoel voor samenwerking. Als Freelance Team Lead Assistants heb je directe invloed op de kwaliteit van ondersteuning van de top van de organisatie.

Voor een grote, maatschappelijk relevante organisatie in Den Haag (nabij Centraal Station) zoeken wij een ervaren Team Lead Assistants die energie krijgt van meewerken én richting geven.

De rol

Als Team Lead Assistants geef je leiding aan een team van circa 6 Executive Assistants. Je zorgt voor een stabiele bezetting, heldere werkafspraken en een prettige samenwerking binnen het team. Tegelijkertijd werk je zelf actief mee als Executive Assistant voor een van de CEO’s.

Je beweegt je moeiteloos tussen overzicht en detail: van teamplanning en kwaliteitsbewaking tot complex agendabeheer en vertrouwelijke directieondersteuning.

Wat ga je doen?

In deze rol ben je een meewerkend leider: je stuurt een team van circa 6 Executive Assistants aan én ondersteunt zelf actief één van de Co-CEO’s. Je zorgt voor continuïteit, kwaliteit en rust, zowel voor het team als voor de directie.

Als Team Lead:

• Aansturen, coachen en begeleiden van het team assistants
• Zorgen voor een efficiënte planning, verdeling van werkzaamheden en onderlinge back-up
• Bewaken en doorontwikkelen van de kwaliteit van de dienstverlening
• Actualiseren van werkwijzen, handboek secretariaat en dienstencatalogus
• Signaleren van verbeterkansen en inspelen op organisatorische ontwikkelingen

Als Executive Assistant (Co-CEO):

• Beheren van agenda en mailbox, inclusief prioritering en opvolging
• Voorbereiden, coördineren en afronden van vergaderingen en besluitvorming
• Verzamelen en uploaden van vergaderstukken in iBabs
• Ondersteunen bij complexe en vertrouwelijke communicatie
• Coördineren van de jaarplanning van de directie
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en events
• Verwerken van budgetorders en facturatie voor diverse projecten

Voor wie is dit dé opdracht?

Wij zoeken een ervaren interim Executive Assistant met leiderschapskwaliteiten. Iemand die stevig staat, makkelijk schakelt en energie krijgt van zowel het begeleiden van collega’s als het zelf inhoudelijk bijdragen. Het gaat om een tijdelijke opdracht van enkele maanden, ter overbrugging tot een vaste collega start.

Wie past er bij deze freelance opdracht?

Wij zoeken een ervaren Team Leader, een stevige sparringpartner die moeiteloos schakelt tussen taken en energie krijgt van het ondersteunen van collega’s én het leveren van inhoudelijke input.

Jij bent iemand die:

• Hebt ruime ervaring als Executive Assistant op directie-/boardniveau
• Hebt ervaring met het aansturen of coachen van een team
• Bent organisatorisch sterk en uitstekend in plannen en prioriteren
• Beweegt je gemakkelijk in een bestuurlijke en vertrouwelijke omgeving
• Werkt gestructureerd, bent besluitvaardig en communicatief sterk
• Beheerst Nederlands en Engels uitstekend (taaltesten behoren tot de selectieprocedure)
• Hebt ervaring met iBabs en MS Office 365

Praktische werkafspraken

• Je bent minimaal 36 uur per week beschikbaar, bij voorkeur 40 uur per week
• Je komt te werken in het prachtige Den Haag (vlakbij het Centraal Station)
• Vrijdag is een vaste thuiswerkdag
• Eventueel kan er op een andere dag incidenteel vanuit huis gewerkt worden, altijd in overleg met het team (geen vaste extra thuiswerkdag)

Ben jij enthousiast geworden van deze mooie interim opdracht ?! Dan maak ik graag kennis met je.

Bij deze organisatie maken wij ook graag kennis met een interim Executive Assistant.

Wat bieden zij jou?

Het betreft een freelance, senior rol met zichtbare impact op executive niveau, waarin je leidinggeven combineert met inhoudelijk meewerken. Je komt terecht in een professionele werkomgeving met korte lijnen en directe samenwerking.

Wat kun je verwachten:

• Ruimte om structuur aan te brengen en verder te professionaliseren
• Een inhoudelijk stevige interimopdracht
• Een professionele werkomgeving met korte lijnen
• Duidelijke kaders én ruimte om zelf structuur aan te brengen
• Een tarief tussen € 70,- en € 82,50 per uur

Ben jij per direct of op korte termijn beschikbaar en herken jij jezelf in deze rol? Dan ga ik graag met je in gesprek over deze interimopdracht.