Freelance Executive Assistant | 36 - 40 uur

Voor een toonaangevende organisatie in Den Haag (nabij het centraal station) zoeken wij een ervaren Freelance Executive Assistant die rust, overzicht en structuur brengt op directieniveau. Jij bent degene die ervoor zorgt dat agenda’s kloppen, prioriteiten scherp blijven en vergaderingen tot in de puntjes zijn voorbereid.

De opdracht

In deze interimrol ondersteun je één van de directieleden en ligt het zwaartepunt nadrukkelijk op complex agendabeheer. Ongeveer 65–70% van je tijd ben je bezig met het plannen, coördineren en optimaliseren van agenda’s in een dynamische omgeving met veel interne en externe stakeholders.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

• Het proactief beheren van de mailbox van één directielid, waarbij je hoofd- en bijzaken scheidt en tijdig acties uitzet;
• Het voorbereiden, organiseren én opvolgen van vergaderingen, zodat besluiten zorgvuldig en efficiënt tot stand komen;
• Het verzamelen, controleren en tijdig aanleveren van vergaderstukken;
• Het werken met iBabs voor besluitvorming en vergaderdocumentatie;
• Nauwe afstemming met collega’s, bestuurssecretarissen en andere stakeholders;
• Het bewaken van deadlines en het scherp houden van prioriteiten in een continu veranderende agenda

Werkomgeving en team

Je werkt in een bestuurlijke omgeving waar snel schakelen en vooruitdenken essentieel zijn. Geen dag is hetzelfde en jouw overzicht maakt écht het verschil!

Voor wie is dit dé opdracht?

Voor een ervaren Freelance Executive Assistant die moeiteloos schakelt op directieniveau, overzicht houdt en snel eigen verantwoordelijkheid neemt. Je bent per direct beschikbaar voor minimaal 36 uur per week en houdt van een dynamische en professionele omgeving waarin je écht het verschil maakt. Het gaat om een tijdelijke opdracht van enkele maanden, ter overbrugging tot een vaste collega start.

Wie past er bij deze freelance opdracht?

Wij zoeken een ervaren Freelance Executive Assistant die zich thuis voelt op directieniveau en energie krijgt van complexiteit.

Jij bent iemand die:

• Ruimte en overzicht creëert in een volle, dynamische agenda
• Rust bewaart wanneer alles tegelijk komt
• Vooruitdenkt, verbanden ziet en tijdig bijstuurt
• Weet wanneer je moet meebewegen en wanneer je juist duidelijk grenzen stelt

Daarnaast:

• Heb je aantoonbare ervaring als Executive Assistant - Directiesecretaresse op executive niveau
• Ben je sterk in complex agendabeheer en kun je belangen zorgvuldig afwegen
• Werk je gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig
• Heb je ervaring met iBabs (must)
• Beheers je Nederlands en Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk (taaltesten maken onderdeel uit van de procedure)

Praktische werkafspraken

• Je bent minimaal 36 uur per week beschikbaar, bij voorkeur 40 uur per week
• Je komt te werken in het prachtige Den Haag (vlakbij het Centraal Station)
• Vrijdag is een vaste thuiswerkdag
• Eventueel kan er op een andere dag incidenteel vanuit huis gewerkt worden, altijd in overleg met het team (geen vaste extra thuiswerkdag)

Ben jij enthousiast geworden van deze mooie interim opdracht ?! Dan maak ik graag kennis met je.

Bij deze organisatie maken wij ook graag kennis met een interim Team Lead Assistants.

Wat bieden zij jou?

Een freelance opdracht met zichtbare impact, in een rol waar vertrouwen, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid centraal staan. Jij wordt een onmisbare schakel binnen het financiële hart van een toonaangevende organisatie.

Wat kun je verwachten:

• Een inhoudelijk stevige interimopdracht op directieniveau
• Een professionele werkomgeving met korte lijnen
• Duidelijke kaders én ruimte om zelf structuur aan te brengen
• Een tarief tussen € 65,- en € 80,- per uur

Ben jij per direct of op korte termijn beschikbaar en herken jij jezelf in deze rol? Dan ga ik graag met je in gesprek over deze interimopdracht.