Freelance Coördinator Secretariaat | 32 uur

Voor een dynamische organisatie in Rotterdam binnen de culturele sector zoeken we voor 32 uur per week een Freelance Coördinator Secretariaat die het kloppende hart vormt van de interne organisatie. Wil jij jouw organisatorisch talent inzetten binnen een inspirerende culturele en creatieve omgeving? Ben je een natuurlijke verbinder die soepel schakelt tussen strategie en dagelijkse operatie?

In deze rol breng je structuur, overzicht en energie, en zorg je ervoor dat collega’s, partners en bezoekers een professionele, warme en goed geregelde omgeving ervaren.

Als interim Coördinator Secretariaat geeft jij leiding en coaching aan dit secretariaat, bestaande uit 3 vaste secretariaatmedewerkers. Met aandacht en support zorg jij dat de randvoorwaarden op orde zijn. En dankzij jou lopen er duidelijke lijnen en is er een helder aanspreekpunt voor het team, het bestuur en de stafafdelingen.

Als Coördinator Secretariaat:

• Ondersteun je de directie bij planning, prioritering, voorbereiding en afstemming van belangrijke afspraken en overleggen;
• Zorg je voor heldere verslaglegging, actiepuntenbeheer en strakke follow-up;
• Neem je de regie over correspondentie en mailboxen en bewaak je overzicht en voortgang;
• Geef je leiding aan een klein team en de receptie, waarbij je samenwerking, efficiëntie en werkplezier centraal stelt;
• Ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en partners en creëer je een professionele ontvangst;
• Breng je structuur aan in administratieve en organisatorische processen en werk je nauw samen met verschillende interne stakeholders.

Jouw expertise deel je in het team. Je zet daarnaast processen in beweging die de kwaliteit en efficiëntie verhogen, met oog voor je team en het creëren van draagvlak om veranderingen echt door te voeren. Een belangrijk onderdeel van deze interim opdracht is het signaleren van verbeterpunten en het realiseren van efficientie­slagen. Je komt met ideeën en oplossingen, denkt actief mee met de business en zorgt dat verbeteringen ook daadwerkelijk landen. Durf vanuit je rol als teamleider verantwoordelijkheid te nemen en laat zien wat je in huis hebt!

De opdracht is parttime voor 32 uur per week. Een uitdagende opdracht voor een Teamleider Secretariaat die eerder ervaring heeft opgedaan met het begeleiden van een secretariaat. De positie is ter overbrugging naar een vaste invulling, voor een periode van ongeveer 3 maanden (met optie tot verlenging).

Dat je een allround office professional bent, is vanzelfsprekend. Je bent een verbinder, waardoor je van nature de neuzen in eenzelfde richting krijgt, rekening houdend met de verschillende belangen. 

Deze organisatie vraagt verder:

• Een afgeronde secretariële of vergelijkbare opleiding, aangevuld met ruime ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol;
• Sterke communicatieve vaardigheden en uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels;
• Ervaring met Microsoft Office en CRM-systemen;
• Een flexibele, pragmatische houding en het vermogen om in een dynamische omgeving snel te schakelen;
• Affiniteit met of ervaring in de culturele, creatieve of maatschappelijke sector is een pre;
• Je bent op korte termijn 32 uur per week beschikbaar.

Je kunt goed prioriteiten stellen en door jouw betrokkenheid bij de afdeling ben je altijd op de hoogte van de interne ontwikkelingen. Je kunt tevens processen in gang zetten die de kwaliteit en efficiënte verhogen, waarbij je oog houdt voor je team en draagkracht creëert om veranderingen door te voeren! 

Wat bieden wij deze Freelance Coördinator Secretariaat?

Deze organisatie biedt een parttime freelance opdracht aan voor 32 uur per week voor een ervaren Interim Freelance Coördinator Secretariaat. Het betreft een tijdelijke, interim functie voor een periode van naar verwacht 3 maanden voor 32 uur per week (met een optie tot verlenging).

Je tarief ligt tussen de € 70 en € 85 per uur exclusief BTW.

De locatie is goed bereikbaar met de auto (parkeren is mogelijk) en met het OV of met de fiets!