Bestuurssecretaresse gezocht: waarom deze functie om een specialistische match vraagt
Bestuurssecretaresse gezocht? Dan zoek je iemand voor een functie waarin organiseren, vertrouwelijkheid en bestuurlijk inzicht samenkomen.
Een bestuurssecretaresse bevindt zich dicht bij het bestuur en krijgt te maken met onderwerpen die belangrijk kunnen zijn voor de hele organisatie. Een vergadering moet niet alleen worden ingepland. De juiste stukken moeten beschikbaar zijn, besluitvorming moet
zorgvuldig worden vastgelegd en actiepunten moeten worden opgevolgd.
Tegelijkertijd heeft de bestuurssecretaresse contact met mensen binnen en buiten de organisatie. Dat kunnen directieleden en medewerkers zijn, maar bijvoorbeeld ook toezichthouders, externe adviseurs en andere belangrijke relaties.
Een verkeerde match merk je daarom snel.
Maar wat maakt iemand geschikt voor deze functie? Waar let je op wanneer je een bestuurssecretaresse gaat werven? En waarom vraagt deze positie om een andere selectie dan algemene secretariële ondersteuning?
Wat doet een bestuurssecretaresse?
Een bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en zorgt ervoor dat bestuurlijke processen organisatorisch goed verlopen.
De precieze werkzaamheden verschillen per organisatie. Binnen een zorginstelling kan de context bijvoorbeeld anders zijn dan binnen een onderwijsorganisatie, stichting of commerciële onderneming.
Toch zijn er een aantal verantwoordelijkheden die vaak terugkomen.
Voorbereiden van bestuursvergaderingen
Een goede vergadering begint ruim voor het moment waarop iedereen aan tafel zit.
De bestuurssecretaresse plant het overleg, verzamelt stukken, bewaakt deadlines en controleert of de agenda compleet is.
Wanneer informatie ontbreekt, wordt daar tijdig achteraan gegaan. Hierdoor kan het bestuur zich inhoudelijk voorbereiden en hoeft tijdens de vergadering geen tijd verloren te gaan aan ontbrekende documenten.
Verslaglegging en besluitvorming
Notuleren op bestuursniveau vraagt meer dan snel kunnen typen.
De bestuurssecretaresse moet begrijpen wat de kern van een discussie is, welke besluiten worden genomen en welke afspraken daaruit volgen.
Een goed verslag is duidelijk, zorgvuldig en bruikbaar als naslagwerk.
Afhankelijk van de organisatie kan ook het bijhouden van een besluitenlijst onderdeel zijn van de functie.
Bewaken van actiepunten
Na de vergadering begint de opvolging. Wie heeft welke verantwoordelijkheid gekregen? Wanneer moet iets klaar zijn? Welke informatie moet terugkomen in de volgende vergadering?
De bestuurssecretaresse bewaakt deze afspraken en zorgt dat onderwerpen niet tussen verschillende vergaderingen verdwijnen.
Beheren van vertrouwelijke informatie
Besturen bespreken onderwerpen die niet altijd direct gedeeld kunnen worden met de rest van de organisatie. Denk aan financiële ontwikkelingen, personele kwesties, strategische keuzes of veranderingen binnen het bestuur.
De bestuurssecretaresse moet daarom zorgvuldig kunnen omgaan met informatie en begrijpen wie toegang mag hebben tot welke documenten.
Waarom is een bestuurssecretaresse zo belangrijk?
De functie is soms minder zichtbaar dan die van de bestuurders zelf, maar heeft grote invloed op de kwaliteit van de ondersteuning rondom het bestuur. Een sterke bestuurssecretaresse brengt structuur.
Bestuurders weten wanneer stukken beschikbaar zijn. Vergaderingen worden tijdig voorbereid. Besluiten zijn terug te vinden en afspraken worden bewaakt. Dat klinkt praktisch, maar het effect is groter.
Wanneer de organisatorische basis goed staat, kunnen bestuurders hun aandacht richten op inhoudelijke vraagstukken. Zij hoeven minder tijd te besteden aan het verzamelen van informatie, controleren van afspraken of corrigeren van onduidelijkheden. De bestuurssecretaresse creëert daarmee ruimte voor goed bestuur.
Bestuurssecretaresse gezocht. Begin niet direct met het schrijven van een vacature
Wanneer een organisatie een bestuurssecretaresse zoekt, wordt vaak als eerste de oude vacaturetekst erbij gepakt. Dat is begrijpelijk, maar niet altijd verstandig.
Een functie verandert. Het bestuur verandert. De organisatie groeit of professionaliseert. Misschien zijn werkzaamheden die vijf jaar geleden belangrijk waren inmiddels geautomatiseerd. Misschien wordt tegenwoordig juist meer zelfstandigheid verwacht.
Begin daarom met de vraag waarom de functie bestaat. Welke problemen moet de nieuwe bestuurssecretaresse oplossen? Welke verantwoordelijkheid ligt bij de functie? Met welke personen wordt intensief samengewerkt? En wat moet iemand na zes maanden zelfstandig kunnen? Pas wanneer dat duidelijk is, kun je een goed profiel opstellen.
Welke eigenschappen heeft een goede bestuurssecretaresse?
Werkervaring is belangrijk, maar voor deze functie is gedrag minstens zo bepalend.
Bestuurlijke sensitiviteit
Een bestuurssecretaresse moet begrijpen dat niet ieder onderwerp op dezelfde manier behandeld kan worden. Er kunnen verschillende belangen spelen. Een ogenschijnlijk eenvoudige vraag kan onderdeel zijn van een gevoeliger dossier. Dat vraagt om inzicht in verhoudingen en het vermogen om eerst na te denken voordat wordt gehandeld.
Discretie
Vertrouwelijkheid is essentieel.
De bestuurssecretaresse hoort en leest informatie die nog niet voor iedereen bedoeld is. Daar moet professioneel mee worden omgegaan. Discretie betekent overigens meer dan niets doorvertellen. Het gaat ook om zorgvuldig documentbeheer, het correct adresseren van communicatie en bewust omgaan met gesprekken in openbare ruimtes.
Nauwkeurigheid
Een verkeerde vergaderdatum is vervelend. Een fout in een formeel besluit kan veel grotere gevolgen hebben. Daarom moet een bestuurssecretaresse nauwkeurig werken, ook wanneer de werkdruk hoog is.
Zelfstandigheid
Een bestuurder wil niet iedere praktische stap hoeven controleren. Een ervaren bestuurssecretaresse weet welke onderwerpen zelfstandig kunnen worden opgepakt en wanneer overleg noodzakelijk is.
Communicatieve vaardigheden
De bestuurssecretaresse heeft contact met verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie. Daarbij moet de communicatie professioneel en duidelijk blijven, ook wanneer belangen uiteenlopen of er tijdsdruk is.
Bestuurssecretaresse of directiesecretaresse?
De functietitels worden regelmatig door elkaar gebruikt, terwijl de inhoud kan verschillen. Een directiesecretaresse ondersteunt doorgaans één of meerdere directieleden bij agenda, vergaderingen, communicatie en organisatorische werkzaamheden. Een bestuurssecretaresse heeft vaak een nadrukkelijkere rol rondom formele bestuurlijke processen.
Denk aan bestuursvergaderingen, besluitenlijsten, governance documenten en contact met een raad van toezicht. Dat betekent niet dat iedere bestuurssecretaresse exact dezelfde werkzaamheden uitvoert. De inrichting verschilt per organisatie.
Juist daarom moet tijdens de werving niet te veel worden uitgegaan van de functietitel alleen. Kijk naar wat iemand daadwerkelijk moet doen.
En wat is het verschil met een bestuurssecretaris?
Ook bestuurssecretaresse en bestuurssecretaris zijn niet automatisch dezelfde functies. Een bestuurssecretaris heeft vaak een inhoudelijk adviserende rol op het gebied van governance, besluitvorming en bestuurlijke processen. Deze professional kan bijvoorbeeld het bestuur adviseren over procedures, verantwoordelijkheden en formele vereisten.
De bestuurssecretaresse richt zich doorgaans sterker op de organisatorische en secretariële ondersteuning rondom het bestuur. In sommige organisaties lopen deze verantwoordelijkheden gedeeltelijk door elkaar. Maak daarom vóór de werving duidelijk welk niveau van inhoudelijke verantwoordelijkheid bij de vacature hoort.
Welke ervaring is belangrijk?
Er bestaat geen universeel profiel voor iedere bestuurssecretaresse. De benodigde ervaring hangt sterk af van de omgeving. Binnen een organisatie met een raad van toezicht kan ervaring met formele vergadercycli belangrijk zijn. Binnen een internationale onderneming kan uitstekende beheersing van het Engels noodzakelijk zijn. In een zorgorganisatie kan kennis van de sector een voordeel zijn.
Vraag jezelf daarom af welke ervaring iemand vanaf de eerste werkdag echt nodig heeft en welke kennis binnen de organisatie kan worden geleerd.
Een te lange lijst met eisen verkleint de kandidatenmarkt onnodig.
Selecteer liever op de competenties die bepalend zijn voor succes.
Waarom de persoonlijke match met het bestuur belangrijk is
Een bestuurssecretaresse werkt nauw samen met bestuurders.
Daarom moet niet alleen worden gekeken naar wat iemand kan. Ook de manier van werken moet passen. Een bestuurder die zeer snel schakelt, heeft mogelijk behoefte aan iemand die rust en structuur brengt. Een bestuur dat veel zelfstandigheid verwacht, heeft weinig aan een kandidaat die voor iedere beslissing bevestiging nodig heeft.
Andersom kan een zeer zelfstandige bestuurssecretaresse minder goed passen binnen een omgeving waarin verantwoordelijkheden formeel sterk zijn afgebakend. Geen van deze stijlen is automatisch beter. Het gaat om de combinatie.
Een vaste of tijdelijke bestuurssecretaresse?
Niet iedere vacature hoeft direct vast te worden ingevuld.
Bij zwangerschapsverlof, ziekte of tijdelijke uitbreiding kan een interim bestuurssecretaresse een passende oplossing zijn. Tijdelijke ondersteuning kan ook interessant zijn wanneer de vorige medewerker onverwacht is vertrokken.
Een interim professional bewaakt dan de continuïteit terwijl de organisatie rustig zoekt naar een vaste opvolger. Dat voorkomt dat belangrijke bestuurlijke processen onder druk komen te staan doordat de vaste vacature zo snel mogelijk moet worden ingevuld.
Bij tijdelijke inzet is ervaring extra belangrijk. De professional moet snel begrijpen hoe de vergaderstructuur werkt, wie de belangrijkste betrokkenen zijn en welke dossiers aandacht vragen.
Waarom een standaard vacaturetekst vaak onvoldoende werkt
Een vacaturetekst vol algemene termen als proactief, flexibel en communicatief vaardig maakt nauwelijks duidelijk waarom iemand juist voor jouw organisatie zou moeten kiezen. Ervaren bestuurssecretaresses willen weten wat de functie werkelijk inhoudt.
Wie ondersteunen zij? Hoe groot is het bestuur? Is er een raad van toezicht? Hoeveel vergaderingen zijn er? Welke verantwoordelijkheid krijgt de nieuwe medewerker? Hoe formeel is de organisatie? Is er ruimte om processen te verbeteren? Hoe concreter je hierover bent, hoe groter de kans dat de juiste kandidaten zichzelf in de functie herkennen.
Bestuurssecretaresse gezocht in een krappe arbeidsmarkt
Een vacature online plaatsen en wachten op reacties is niet altijd voldoende. Goede ondersteunende professionals hebben vaak al een baan. Zij zoeken niet dagelijks op vacaturesites, maar kunnen wel geïnteresseerd zijn wanneer een passende functie persoonlijk onder hun aandacht wordt gebracht.
Daarom kan actieve werving belangrijk zijn.
Het gaat dan niet om zoveel mogelijk kandidaten benaderen. Het gaat om professionals vinden waarvan de ervaring, ambities en persoonlijkheid aansluiten bij de functie. Een gespecialiseerd netwerk helpt daarbij.
Welke vragen stel je tijdens het sollicitatiegesprek?
Vraag niet alleen of iemand goed kan organiseren. Laat kandidaten vertellen over concrete situaties. Vraag bijvoorbeeld hoe iemand heeft gehandeld toen vergaderstukken op het laatste moment ontbraken. Of hoe een vertrouwelijk onderwerp werd behandeld terwijl collega’s om
informatie vroegen. Bespreek ook een situatie waarin verschillende bestuurders tegelijkertijd iets nodig hadden.
Hoe werden de prioriteiten bepaald? Andere interessante onderwerpen zijn moeilijke stakeholders, veranderende vergaderstructuren en fouten die iemand zelf heeft ontdekt en opgelost. Met dergelijke vragen krijg je inzicht in gedrag. En juist dat gedrag voorspelt vaak beter hoe iemand binnen jouw organisatie zal functioneren dan een lijst met vaardigheden.
Wat maakt de werving van een bestuurssecretaresse succesvol?
Een succesvolle procedure begint met een realistisch profiel en eindigt niet bij het arbeidsvoorwaardengesprek. De kandidaat moet tijdens het proces een duidelijk beeld krijgen van de organisatie, het bestuur en de verwachtingen.
Laat waar mogelijk de belangrijkste bestuurders kennismaken met de kandidaat. Bespreek open hoe zij werken. Wat vinden zij belangrijk? Waar lopen zij momenteel tegenaan? Hoeveel zelfstandigheid verwachten zij?
Ook na de start is aandacht nodig.
Plan evaluatiemomenten tijdens de eerste maanden en bespreek of verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Een intensieve ondersteuningsrelatie heeft tijd nodig om goed op elkaar ingespeeld te raken.
Bestuurssecretaresse werven via Pienk
Pienk is gespecialiseerd in ondersteunende functies. Daardoor kijken we bij de werving van een bestuurssecretaresse verder dan opleiding en jaren werkervaring. Tijdens de intake willen we begrijpen hoe het bestuur functioneert, welke verantwoordelijkheden bij de positie horen en welke persoonlijkheid binnen de organisatie past.
Vervolgens zoeken we gericht naar professionals die aansluiten bij dat profiel. Daarbij kunnen we verder kijken dan kandidaten die op dat moment actief solliciteren. Juist ervaren professionals kunnen interessant zijn terwijl zij zelf nog niet actief naar een volgende stap zoeken.
Tijdens de selectie besteden we aandacht aan zelfstandigheid, nauwkeurigheid, communicatie, discretie en bestuurlijke sensitiviteit. Het doel is niet om zoveel mogelijk cv’s te presenteren. Het doel is om kandidaten voor te stellen waarvan we verwachten dat zij duurzaam binnen
de organisatie en het bestuur passen.
Veelgestelde vragen over een bestuurssecretaresse
Wat doet een bestuurssecretaresse?
Een bestuurssecretaresse ondersteunt het bestuur bij onder andere vergaderingen, agenda’s, verslaglegging, besluitvorming, communicatie en het bewaken van actiepunten.
Wat is het verschil tussen een bestuurssecretaresse en een management assistent?
Een management assistent ondersteunt doorgaans managers of een managementteam. Een bestuurssecretaresse werkt specifiek rondom het bestuur en heeft vaker te maken met formele besluitvorming en bestuurlijke processen.
Kan een bestuurssecretaresse tijdelijk worden ingezet?
Ja. Bij ziekte, zwangerschapsverlof, vertrek of een tijdelijke capaciteitsbehoefte kan een interim bestuurssecretaresse worden ingezet.
Welke competenties zijn belangrijk?
Nauwkeurigheid, discretie, zelfstandigheid, communicatieve vaardigheden en bestuurlijke sensitiviteit zijn belangrijke eigenschappen.
Moet een bestuurssecretaresse ervaring hebben met een raad van toezicht?
Niet voor iedere functie. Wanneer contact met een raad van toezicht een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden is, kan relevante ervaring wel waardevol zijn.
Kan Pienk helpen met een vaste én tijdelijke bestuurssecretaresse?
Ja. Afhankelijk van de situatie kan worden gekeken naar vaste werving of tijdelijke ondersteuning.
Bestuurssecretaresse gezocht? Kies voor inhoud én persoonlijke match
Wie een bestuurssecretaresse zoekt, zoekt uiteindelijk meer dan iemand die organisatorisch sterk is. Je zoekt een professional die begrijpt wat er rondom een bestuur gebeurt. Iemand die zorgvuldig werkt, vertrouwelijke informatie respecteert, vooruitkijkt en stevig genoeg is om verantwoordelijkheid te nemen.
Juist de combinatie van ervaring en persoonlijkheid bepaalt of de samenwerking succesvol wordt. Pienk helpt je om het profiel scherp te krijgen en gericht te zoeken naar een bestuurssecretaresse die past bij jouw bestuur én organisatie.
Wil je weten wat Pienk voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat jouw bestuur de ondersteuning krijgt die nodig is om optimaal te presteren.
Pienk is specialist in office professionals | interim & werving en selectie | www.pienk.nl | 030 – 2767187
Direct op zoek naar een (interim) bestuurssecretaresse? Plaats hier je office vacature.