Secretaresse

Nieuw

Functie omschrijving Secretaresse

Voor een verzekeraar in Zeist heeft Pienk een vacature voor een zelfstandige en accurate parttime Secretaresse voor het bestuursbureau. In deze functie adviseer en ondersteun je een aantal managers en secretarissen. Tevens werk je nauw samen met collega-secretaresses en vervang je elkaar wanneer nodig.

Het secretariaat is de spil van deze organisatie en haar medewerkers. De secretaresse kan kritisch naar zaken kijken, en van daaruit advies geven. Je voert de werkzaamheden naar eigen inzicht en zelfstandig uit en bent creatief met oplossingen. Klantgerichtheid staat bij deze organisatie centraal.

De hoofdwerkzaamheden van deze secretaresse zullen bestaan uit secretariële ondersteuning (aan ca. 30 mensen) :

  • Intensief (internationaal) agendabeheer;
  • Mailafhandeling, inclusief de algemene mailbox;
  • Zelfstandig afhandelen van zakelijke correspondentie en maken van presentaties;
  • Het organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en bijzondere activiteiten, meestal online;
  • Boeken en verzorgen van reizen (ook internationaal);
  • Telefonische bereikbaarheid garanderen en bewaken;
  • Het reserveren en klaarzetten van de vergaderzalen;
  • Verzorging van vergaderstukken, kan neerkomen op veel bulkwerk (printen, verzamelen, verzenden e.d.) gecombineerd met een grote mate van accuratesse;
  • Ontvangen van bezoekers en evt. verzorgen van lunch;
  • Archiveren;
  • Signaleren van verbetermogelijkheden in werkprocessen, het doen van verbetervoorstellen;
  • Bij afwezigheid vervangen van de andere secretaresses.

Deze secretaresse is omgevingssensitief en heeft een zeer goed gevoel voor verhoudingen. Je bent fulltime (36 uur per week) beschikbaar, 32 uur is eventueel bespreekbaar.

Functie eisen Secretaresse

Om in aanmerking te komen voor deze uitdagende vacature van secretaresse bestuursbureau dien je te voldoen aan onderstaande gestelde functie-eisen:

  • MBO+ | HBO niveau;
  • Minimaal 4 jaar relevante, recente secretariële werkervaring, bij voorkeur bij een uitvoeringorganisatie en/of bestuursomgeving
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taaltest zal een onderdeel zijn van de wervingsprocedure);
  • Voldoende beheersing van de Engelse taal;
  • Uitstekende kennis en ervaring met Microsoft Office. Kennis van Sharepoint is een pre;
  • Kennis van beleidszaken;
  • Je kan goed prioriteiten stellen, en bent een aanpakker;
  • Open, goede communicatie en een goede samenwerking binnen het secretariaat zijn eis;
  • Fulltime (36 uur) beschikbaar of parttime 32 uur is eventueel bespreekbaar.

Deze secretaresse kan goed zelfstandig werken en kan verbanden leggen, is accuraat, proactief, oplossingsgericht, creatief en werkt snel. Je neemt initiatief en deelt opgedane kennis gul en makkelijk. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen en je bent gewend om gemakkelijk samenwerken met managers, je vormt hiermee een team. Tevens ben je een secretaresse die hulp kan geven én vragen. Eigenwijsheid is jou niet vreemd en je hebt een vrije geest. Flexibiliteit is een must in deze uitdagende baan!

De inwerkperiode (ca. 1 maand) zal fulltime op kantoor plaatsvinden. Daarna wordt er voorlopig hybride gewerkt, deels vanuit huis en deels op kantoor. Vandaar dat het fijn is als je bekend bent met Teams en iBabs.

Aanbod Secretaresse

Als jij de secretaresse bent die deze uitdaging aan wilt gaan, wordt je een afwisselende en veelzijdige functie als secretaresse bestuurssecretariaat geboden. Het betreft een professionele organisatie in Zeist waar hard wordt gewerkt en waar servicegerichtheid hoog in het vaandel staat. De sfeer is collegiaal en men waakt over elkaar en helpt elkaar. De functie is voor 36 uur per week (of eventueel voor 32 uur). Er wordt je een prettige, collegiale en open werksfeer geboden. De arbeidsvoorwaarden zijn prima. Je wordt direct op contract genomen bij onze opdrachtgever.

Locatie

Zeist

Publicatie datum

02.08.2021

Contactpersoon

Michel den Daas

Meer details
Adres
Fazantenlaan 1, 3704 EZ Zeist
Match criteria
Regio
  • Utrecht e.o.
  • Utrecht
Gewenst aantal uren
  • 29 - 32 uur
  • 33 - 36 uur
  • 37 - 40 uur
Categorieen
  • Secretariële vacatures
Medewerkers
Michel den  Daas
Werk telefoon: (030) 2767 187