Parttime Secretaresse (30-32 uur)

Nieuw

Functie omschrijving Parttime Secretaresse (30-32 uur)

Lijkt het jou leuk om als Secretaresse in een mooi historisch pand met mooie oorspronkelijke ornamenten, in hartje Utrecht, samen te werken met hoogleraren en promovendi? In deze functie van parttime secretaresse ondersteun je 6 leerstoelvoorzitters op deze universiteit. Je werkzaamheden verricht je onder verantwoordelijkheid van de coördinator bestuursondersteuning.

Voor deze vacature zoeken we een parttime secretaresse die op zoek is naar een hele afwisselende, zelfstandige en uitdagende functie waarbij je volgens vaste procedures kunt werken, maar ook in kan spelen op onverwachte situaties en ad hoc zaken. Als een echte office professional weet jij als geen ander de juiste prioriteiten te stellen.

Hierbij een greep uit de werkzaamheden van secretaresse:

Secretariële ondersteuning:

  • Vergaderingen leerstoelgroepen en MT: voorbereiden, begeleiden d.m.v. maken actiepuntenlijsten en bewaken van opvolging hiervan;
  • Verzorgen van interne en externe correspondentie in hoge mate van zelfstandigheid; zowel in het Engels als in het Nederlands;
  • Checken van documenten op stijl- en typefouten en data, zoals rapporten voor NWO of 3e geldstroom-opdrachtgever en onderwijswerkboeken;
  • Agendabeheer, telefoonverkeer en informatieverstrekking en -inwinning;
  • Opstellen en indienen van declaraties;
  • Vervanging van collega’s binnen het team bestuursondersteuning bij afwezigheid (variërend van receptiewerkzaamheden tot notuleren bij College van Bestuur en Universiteitsraad).

Organisatorische ondersteuning:

  • Regelen planning, locatie en catering voor vergaderingen van leerstoelgroepen en MT en voor afspraken van de voorzitters;
  • Boeken van tickets en hotels voor buitenlandse gasten en voorzitters;
  • Regelen van lief- en leedzaken voor de leerstoelgroepen.

Diverse ondersteuning:

  • Actueel houden van informatie over de leerstoelgroepen op de UvH-website (in afstemming met de communicatieadviseur);
  • Bevorderen van de zichtbaarheid van de leerstoelhouders door bijvoorbeeld het actualiseren van LinkedIn, Research Gate, etc;
  • Doen van literatuur searches.

Een mooie parttime uitdaging voor een assertieve secretariële professional (30-32 uur) die in staat is op het hoog bestuurlijke niveau te functioneren!

Functie eisen Parttime Secretaresse (30-32 uur)

Voor deze parttime vacature zoeken wij een secretaresse met een pro-actieve, energieke, flexibele en dienstverlenende werkhouding. Je bent accuraat en discreet.

Voldoe jij de aan de volgende eisen:

  • HAVO | VWO I MBO-diploma, opleiding tot (directie) secretaresse;
  • Enkele jaren recente ervaring in het ondersteunen van een directie, voorzitter of hoogleraar (bij voorkeur aan een HBO of universiteit);
  • Affiniteit met onderwijs is wenselijk;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift (een taaltest is een onderdeel va de selectie);
  • Uitstekende kennis van het gehele MS Office pakket;
  • Je hebt goede organisatorische vaardigheden en kan zelfstandig en planmatig werken;
  • Je bent parttime 30-32 uur (0,8 fte) per week beschikbaar.

Aanbod Parttime Secretaresse (30-32 uur)

Het betreft een functie voor 30-32 uur per week, in eerste instantie het eerste jaar op detacheringsbasis en daarna is er een mogelijkheid tot een contract bij een unieke onderwijsinstelling (universiteit) in Utrecht.

De organisatie is goed met het openbaar vervoer te bereiken, er is geen parkeergelegenheid voor de deur.

De functie wordt ingeschaald volgens de geldende CAO (tot maximaal € 2915,- b.p.m. op 40 uur). Startdatum bij voorkeur per 1 februari 2019.

Locatie

Utrecht

Contactpersoon

Maaike Niersman
Meer details
Match criteria
Regio
  • Utrecht
  • Utrecht e.o.
Gewenst aantal uren
  • 29 - 32 uur
  • 25 - 28 uur
Categorieen
  • Secretariële vacatures
Medewerkers
Maaike Niersman
Werk telefoon: (030) 2767 187