Freelance Office Manager (parttime)

Vervuld

Functie omschrijving Freelance Office Manager (parttime)

Voor een freelancer | interimmer hebben wij een mooie parttime opdracht in Utrecht binnen gekregen!

Een adviesgroep in Utrecht, gevestigd in een prachtig historisch pand, zijn op zoek naar een energieke, vrolijke én vlotte parttime Office Manager. Het gaat om een tijdelijke opdracht voor 5 maanden ter vervanging van zwangerschapsverlof voor 24 tot 32 uur per week.

In deze opdracht ben jij de spin in het web van deze gemoedelijke organisatie. Jij weet wat er speelt op het kantoor en in de organisatie en springt in waar nodig. Jij bent onder andere verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële ondersteuning op het gebied van de facturatie, crediteuren, agendabeheer van meerdere adviseurs, database beheer, CRM-systeem bijhouden, HR gerelateerde taken en de dagelijkse office taken / werkzaamheden.

Een veelzijdige en dynamische functie, waarbij je snel moet kunnen schakelen en goed prioriteiten kan stellen.

Wat houdt de functie van parttime Office Manager bij deze organisatie in?

  • Secretariële werkzaamheden (van het maken van afspraken (agendabeheer), ontvangst gasten, opstellen/afhandelen van (inkomende) correspondentie, zelfstandig telefoon afhandeling en mailverkeer;
  • Financiële ondersteuning (debiteuren- en crediteurenbeheer, het opmaken, verwerken en monitoren van offertes en facturen);
  • Administratieve werkzaamheden;
  • Bestellen / reserveren van lunches en diners op verzoek (zowel intern als extern);
  • Contactpersoon leveranciers;
  • Beheer van kantoorartikelen;
  • HR gerelateerde taken (ziekteverzuim, beheer personeelsdossiers, etc.).

De cultuur bij onze opdrachtgever is te typeren als zakelijk, informeel, gedreven, out of the box, pro-actief en collegiaal met een open cultuur. Er wordt hard gewerkt maar er is ook ruimte voor ontspanning en een grapje. Een vacature voor een energieke en gastvrije parttime Office Manager die het werk ziet liggen, te typeren is als een echte een aanpakker, nauwkeurig te werk gaat en energie krijgt van het ondersteunen van collega’s.

Functie eisen Freelance Office Manager (parttime)

De ideale freelancer heeft het volgende profiel:

  • HBO werk en/of denkniveau;
  • Recente werkervaring in een soortgelijke, ontzorgende rol als Office Manager | Management Assistent | Secretaresse;
  • Ervaring met een financiële administratie;
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een taaltest zal een onderdeel zijn van de selectie);
  • Uitstekende kennis van MS Office;
  • Je bent parttime tussen de 24 en 32 uur per week beschikbaar (uren kunnen flexibel worden ingevuld: 4 x 6 uur of 3 x 8 uur of 4 x 7 uur of 4 x 8 uur);
  • Je bent freelance beschikbaar tussen december 2018 en mei 2019;
  • Je bent woonachtig in de regio Utrecht (de organisatie is prima met het OV te bereiken, er is geen gelegenheid tot parkeren).

Je bent een verbinder die graag verschillende taken uitvoert. Daarnaast ben jij dienstverlenend en proactief zodat jij je collega's de beste manier kan supporten en ondersteunen. Je hebt geen 9-5 mentaliteit en bent betrouwbaar en zelfstandig. Daarnaast kan je goed prioriteiten stellen en pak je werk op waar nodig.

Verder herken je jezelf in de volgende eigenschappen:

  • communicatief zeer vaardig;
  • servicegericht en dienstverlenend;
  • nauwkeurig;
  • resultaatgericht;
  • stressbestendig;
  • commercieel;
  • fris, vrolijk en gevoel voor humor.

Aanbod Freelance Office Manager (parttime)

Het betreft een tijdelijke opdracht als parttime Office Manager (t.v.v. zwangerschapsverlof) voor 5 maanden (december - mei) voor 24 tot 32 uur per week. Je komt te werken in Utrecht binnen een prachtig historisch pand.

De organisatie telt 13 medewerkers en er heerst een informele sfeer, waarbij er veel gelachen wordt. Ook worden er van tijd tot tijd teamuitjes georganiseerd.

De functie kan ook op uitzendbasis worden ingevuld.

Locatie

Utrecht

Contactpersoon

Nandi Buur
Meer details
Adres
Radarweg 1, Amsterdam
Match criteria
Regio
  • Utrecht e.o.
  • Utrecht
Gewenst aantal uren
  • 25 - 28 uur
  • 29 - 32 uur
  • 33 - 36 uur
  • 21 - 24 uur
Categorieen
  • Recent vervuld
Medewerkers
Nandi Buur
Werk telefoon: (030) 2767 187