(Directie) Secretaresse | 32 - 36 uur

Vervuld

Functie omschrijving (Directie) Secretaresse | 32 - 36 uur

Voor een organisatie in Utrecht (Oost) maken wij graag kennis met een directie secretaresse die de directeur 1-op-1 zal gaan ondersteunen. Je bent verantwoordelijk voor zijn complexe agenda en daarnaast leid je al zijn afspraken van internen en externen in goede banen. Je meldt bezoekers aan en je beheert ook de algemene inbox en de registratie/reservering van de werkplekken. Verder lever jij graag een creatieve bijdrage door bijvoorbeeld het verzorgen van de nieuwsbrief, het (mede) organiseren van bedrijfs- en relatie-evenementen en de eindejaarsgeschenken. Bij drukte en afwezigheid werkt je samen met de Office Manager (ieder heeft zijn eigen werkzaamheden).

Hoe ziet je dag eruit?:

  • Complex agendabeheer van de directeur;
  • Plannen en organiseren van vergaderingen (fysiek en online);
  • Reserveren van ruimtes en zalen voor vergaderingen (intern);
  • Regelen van lunches via de catering;
  • Telefoon en e-mail beheer;
  • Aanmelden van bezoekers;
  • Verwerken van gewerkte uren en declaraties (van de directeur);
  • Indien nodig op termijn ook HR ondersteunende werkzaamheden.

Veel van je werkzaamheden zijn gericht op een juiste planning en zijn ad hoc en onvoorspelbaar. Jij weet daar als geen ander mee om te gaan en haalt energie uit puzzelen en complex agendabeheer. De functie is voor minimaal 32 uur per week.

Functie eisen (Directie) Secretaresse | 32 - 36 uur

Een super leuke positie voor een directiesecretaresse die van puzzelen houdt en energie krijgt van het passend maken van een complexe agenda. Jouw profiel:

  • Je hebt minimaal MBO - HBO werk- en denkniveau;
  • Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie als (directie)secretaresse - management assistent - personal assistant met complex agendabeheer;
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Je hebt goede kennis van MS Office of Office 365, met name Outlook;
  • Je maakt je nieuwe systemen snel eigen;
  • Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar (vrijdag als werkdag geniet grote voorkeur).

Tevens herken jij je in de volgende eigenschappen:

  • Flexibel;
  • Sterk in plannen en organiseren;
  • Proactief;
  • Kan snel schakelen en prioriteren;
  • Servicegericht;
  • Integer en discreet;
  • Stressbestendig.

Ben jij een ster in het ondersteunen van een directeur en haal je er voldoening uit als eind van dag alles dankzij jou vlot is verlopen? Dan is dit wellicht jouwdroombaan!

Aanbod (Directie) Secretaresse | 32 - 36 uur

Een mooie vacature voor een directiesecretaresse in Utrecht (Oost). Er wordt je een vaste baan aangeboden voor 32 tot 36 uur per week. Je werkt nauwsamen met de Officemanager, maar jullie hebben allebei je eigen takenpakket. Hiernaast biedt de organisatie jou:

  • Een salaris van max. € 47.500 bruto per jaar op bais van 36 uur per week;
  • Pensioenregeling;
  • 24 vakantiedagen per jaar (op fulltime basis).

Locatie

Utrecht

Publicatie datum

30.11.2021

Contactpersoon

M. Zents

Meer details
Adres
Pythagoraslaan 101, 3584 BB Utrecht
Match criteria
Regio
  • Utrecht e.o.
  • Utrecht
Gewenst aantal uren
  • 29 - 32 uur
  • 33 - 36 uur
Categorieen
  • Secretariële vacatures
Medewerkers
Marjolein Zents
Werk telefoon: (030) 2767 187